「明日の夜、みんなで飲みに行ける？」。急に幹事を頼まれると、まず空いている店を探したくなりますよね。でも、候補が見つかったあとに店と話がかみ合わず、何度も連絡することもあります。
そんなときは、問い合わせる前に「人数・時間・予算・席」の4つをメモしておくと話が早くなります。全部を完璧に決める必要はありません。決まっていることと、まだ動きそうなことを分けて伝えるのがコツです。
1．人数は「今、確定している人数」と「最大人数」
たとえば「8名は確定、あと2名増えるかもしれません」と伝えます。「たぶん10名」だけでは、店も席を考えにくいもの。増減の可能性があるなら、人数をいつまで変更できるか、変更時に料金がかかるかも確認しましょう。回答をもらったら、参加者への最終確認の時刻を決めておくと安心です。
2．到着時刻と退出時刻をセットで
「19時から」だけでなく、「19時に到着し、21時には出たい」と伝えましょう。次の予定がある飲み会なら、退店したい時刻が先に分かるとコースを選びやすくなります。遅れて来る人がいる場合は、飲み放題が全員の到着を待って始まるのか、予約時刻から始まるのかを店に確認。料理の提供やラストオーダーの時刻も、予定に影響するなら聞いておきます。
3．予算は「税込・飲み放題込み」で
「ひとり4,000円くらい」と伝えるなら、税込で、飲み放題も含めた上限なのかを添えましょう。コース料金だけを見て決めると、飲み放題の追加や席料などで想定額を超えることがあります。候補のコースがその予算に収まるか、当日追加になり得る費用はあるかを、予約前に確認すると会計時に慌てません。
4．席は「同じ卓で話したいか」まで
人数が入る店でも、全員が同じ卓に座れるとは限りません。「8名同卓が希望。難しければテーブルが分かれても大丈夫」など、優先順位を伝えましょう。個室が必要なら、扉のある完全個室を希望するのか、仕切りのある半個室でもよいのかを明確に。席の呼び方は店によって違うため、当日の座り方を具体的に確認するのが確実です。
そのまま使える問い合わせ文
「明日19時から8名で利用したいです。21時には退出したいと考えています。予算は1人税込4,000円、飲み放題込みで、できれば8名同卓を希望します。利用できるコースと追加費用の有無、人数を変更できる期限を教えてください。遅刻者が出た場合、飲み放題はいつから始まりますか？」
電話でも問い合わせフォームでも、この文を土台にすれば伝え忘れを減らせます。店から返事が来ても、空席や条件の案内だけで予約が成立したとは限りません。コース、人数、日時、料金、席の条件を確認し、店から予約成立の案内を受けたところまで確かめましょう。急な宴会では、コースを当日に利用できるかどうかも店ごとの確認が必要です。
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